FORMULIR PERSETUJUAN PEMROSESAN DATA PRIBADI KEPEGAWAIAN

Dengan menandatangani formulir ini, Saya (“Pegawai”) secara tegas memberikan persetujuan kepada PT AXA Mandiri Financial Services (yang untuk selanjutnya disebut “AXA Mandiri”) untuk dapat melakukan pemrosesan terhadap data pribadi Saya baik yang bersifat umum dan bersifat spesifik ketika Saya menjadi calon Pegawai atau sepanjang Saya menjadi Pegawai AXA Mandiri, sebagai berikut (“Data Pribadi”):

 

(a)   Data identifikasi profil pribadi yaitu:

-        Nama lengkap, jenis kelamin, kewarganegaraan, tempat dan tanggal lahir, agama, foto, dan data biometrik, nomor Pegawai; dan

-        Khusus warga negara Indonesia: Nomor Induk Kependudukan pada Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan/atau Nomor Pokok Wajib Pajak; atau

-        Khusus warga negara asing: Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), nomor paspor, dan nomor Kartu Izin Tinggal Tetap (KITAP)/Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS);

(b)   Data korespondensi (yaitu alamat sesuai KTP, alamat domisili, alamat surat elektronik [e-mail], nomor telepon/ponsel, dan kontak darurat yang terdiri dari nama, jenis hubungan dengan Saya, alamat, nomor telepon/ponsel, dan e-mail);

(c)    Data pendidikan dan pengalaman kerja (yaitu tingkat pendidikan, jurusan, nilai kelulusan, nama perusahaan/instansi tempat bekerja, alamat tempat bekerja, divisi, tahun mulai bekerja/usaha, jenis pekerjaan, bidang usaha, jabatan, status kepegawaian, dan data pribadi referensi sebelumnya, seperti nama, jabatan, nomor telepon, dan e-mail);

(d)   Data keluarga (yaitu status perkawinan, data pasangan, data anak, data orang tua, dan/atau data keluarga inti);

(e)   Data keuangan (yaitu sumber pendapatan/penghasilan, jumlah penghasilan bulanan/tahunan, jumlah pengeluaran bulanan/tahunan, jumlah utang/piutang, data transaksi, dan data perpajakan serta data layanan dari jasa keuangan lain yang Saya terima dari perbankan dan lembaga keuangan non-bank (antara lain asuransi, fintech));

(f)     Data aktivitas digital (yaitu geolocation, alamat IP, dan/atau data aktivitas digital pada media sosial);

(g)   Data informasi kesehatan (yaitu tes kesehatan); dan/atau

(h)   Data-data dalam rangka memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan dan ketentuan lembaga terkait lainnya.

 

Data Pribadi akan diproses sesuai ketentuan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi beserta penyesuaiannya (“UU PDP”) dan peraturan perundang-undangan lainnya yang berlaku,  Kebijakan Privasi AXA Mandiri serta ketentuan internal perusahaan lainnya, untuk tujuan sebagai berikut:

(a)   Proses rekrutmen Pegawai, proses hubungan kerja, hingga proses pemutusan hubungan kerja;

(b)   Manajemen sumber daya manusia (“SDM”) seperti pengembangan, promosi, transfer, penempatan, dan/atau hal-hal terkait karir lainnya untuk Pegawai dan hasil penilaian terkait dengan proses seleksi untuk calon Pegawai;

(c)    Administrasi sehubungan dengan tunjangan dan pengupahan Pegawai yaitu dana pensiun, perpajakan, dan pengupahan;

(d)   Administrasi terkait pemenuhan kebutuhan Pegawai, peningkatan kesejahteraan dan keamanan Pegawai, penyediaan manfaat atau benefit Pegawai, pengembangan karir atas permintaan Pegawai;

(e)   Kepatuhan yang berhubungan terhadap pemenuhan dalam bidang ketenagakerjaan;

(f)     Pendaftaran dan pembaruan bagi penyedia jasa layanan kesehatan yang ditunjuk oleh AXA Mandiri serta sistem jaminan sosial nasional (antara lain: Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (“BPJS”) Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan program pemerintah lainnya);

(g)   Kepatuhan dalam fungsi pengawasan dan/atau pelaporan kepada Otoritas Jasa Keuangan (OJK), serta pelaporan untuk kepentingan regulator lainnya;

(h)   Memberikan referensi kepada calon pemberi kerja sehubungan dengan pekerjaan Saya;

(i)     Komunikasi intra-grup, seperti pihak Mandiri Group, AXA Group, dan/atau pihak ketiga yang terafiliasi dengan AXA Mandiri;

(j)     Memantau kepatuhan terhadap peraturan internal perusahaan termasuk pada kode etik dan perilaku bisnis serta melakukan penyelidikan terkait kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan atau peraturan perundang-undangan yang berlaku dan melaporkan ketidakpatuhan tersebut kepada perusahaan dan agen serta penyedia layanannya;

(k)    Melaksanakan prosedur pencocokan untuk tujuan terkait SDM atau sebagai tanggapan atas permintaan prosedur pencocokan dari departemen pemerintah atau otoritas pemerintah manapun atau pembuat kebijakan yang sesuai di wilayah Indonesia atau di luar wilayah Indonesia; dan/ atau

(l)     Keperluan lainnya sebagaimana diatur dalam UU PDP dan peraturan perundang-undangan.

 

Dengan ini Saya menyatakan bahwa Saya telah membaca, memahami dan menyetujui bahwa persetujuan yang Saya berikan ini juga termasuk persetujuan kepada AXA Mandiri, pemegang saham AXA Mandiri, perusahaan Badan Umum Milik Negara beserta anak perusahaan dan afiliasinya, lembaga pemerintahan dan/atau pihak ketiga yang bekerja sama dengan AXA Mandiri yang bergerak pada bidang usaha seperti marketplace, perusahaan perekrutan pegawai, lembaga pengembangan, pendidikan atau pelatihan, konsultan psikologi atau sumber daya manusia, layanan pengupahan, dan fasilitas pelayanan kesehatan, untuk melakukan pemrosesan Data Pribadi dengan tujuan sebagaimana disebutkan di atas.

 

Dengan ini Saya menyatakan bahwa Saya telah memahami legalitas dari pemrosesan Data Pribadi dan Saya telah memberikan persetujuan kepada AXA Mandiri sebagai dasar pemrosesan yang sah untuk tujuan pemrosesan di atas yang secara eksplisit diterima oleh AXA Mandiri melalui formulir dan persetujuan ini. AXA Mandiri juga dapat melakukan pemrosesan Data Pribadi dalam hal (i) pemenuhan kewajiban perjanjian dimana Saya merupakan salah satu pihak atau untuk memenuhi permintaan Saya pada saat akan melakukan perjanjian; (ii) untuk melaksanakan kewenangan/memenuhi kewajiban hukum berdasarkan peraturan perundang-undangan atau ketentuan yang dipersyaratkan oleh instansi yang berwenang; (iii) untuk memenuhi kepentingan vital Saya sebagai subjek Data Pribadi; (iv) untuk melaksanakan tugas dalam rangka kepentingan umum, pelayanan publik atau pelaksanaan kewenangan AXA Mandiri sebagai pengendali data pribadi berdasarkan peraturan perundang-undangan; dan (v) pemenuhan kepentingan yang sah lainnya berdasarkan peraturan perundang-undangan.

 

Dengan ini Saya menyatakan bahwa Saya telah memahami segala hak Saya sebagai subjek Data Pribadi berdasarkan UU PDP dan peraturan perundang-undangan lainnya yang berlaku bahwa Saya memiliki (i) hak atas informasi; (ii) hak atas perbaikan Data Pribadi; (iii) hak atas akses Data Pribadi; (iv) hak untuk mengakhiri pemrosesan, menghapus dan/atau memusnahkan Data Pribadi; (v) hak untuk menarik persetujuan terhadap Data Pribadi; (vi) hak untuk mengajukan keberatan atas pemrosesan otomatis atas Data Pribadi; (vii) hak untuk menunda atau membatasi pemrosesan Data Pribadi; (viii) hak untuk menggugat; dan (ix) hak untuk mendapatkan dan menggunakan dan/atau mengirimkan Data Pribadi ke pengendali data pribadi lainnya. Saya menyetujui untuk menanggung semua dampak yang timbul sehubungan dengan permintaan Saya untuk menarik persetujuan, mengakhiri pemrosesan, menghapus dan/atau memusnahkan Data Pribadi.  

 

Saya memahami dan menyatakan dengan tegas bahwa ketika menandatangani formulir persetujuan ini, Saya dan setiap pihak-pihak yang Data Pribadinya Saya serahkan dan/atau terdapat di dalam dokumen yang Saya serahkan kepada AXA Mandiri telah memberikan persetujuan dan hak kepada AXA Mandiri untuk melakukan pemrosesan dan/atau penyimpanan terhadap Data Pribadi tersebut sejak Saya menyetujui formulir ini selama dibutuhkan oleh AXA Mandiri untuk tujuan pemrosesan di atas selama Saya masih menjadi Pegawai di AXA Mandiri atau sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Saya juga memahami bahwa AXA Mandiri akan tetap menyimpan Data Pribadi tersebut paling lama 10 (sepuluh) tahun setelah Data Pribadi tersebut sudah tidak sesuai dengan tujuan sebagaimana dijelaskan di atas dan/atau setelah selesainya hubungan kerja Saya dengan AXA Mandiri atau sampai jangka waktu yang diperlukan untuk memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan.

 

Penyerahan informasi atau Data Pribadi akan sepenuhnya menjadi tanggung jawab Saya dan Saya dengan tegas menyatakan bahwa AXA Mandiri tidak bertanggung jawab atas segala kerugian yang timbul, baik materiil maupun immateriil, yang disebabkan karena ketidakhati-hatian dan/atau kecerobohan dan/atau kesalahan dan/atau kelalaian dan/atau kesengajaan dan/atau penyalahgunaan yang dilakukan oleh Saya dan/atau pihak lain (dengan ketentuan pihak lain tersebut bukan merupakan pihak ketiga yang ditunjuk oleh AXA Mandiri dan berdasarkan persetujuan Saya), dan juga dalam hal terjadinya kegagalan pelindungan Data Pribadi. Saya dengan ini menyatakan dengan jelas dan menyetujui bahwa dalam hal terjadinya kegagalan demikian maka persetujuan yang Saya berikan kepada AXA Mandiri akan berlaku pula sebagai bentuk pengesampingan atas segala hak Saya untuk menyampaikan tuntutan dan/atau meminta ganti kerugian dalam bentuk apapun terhadap AXA Mandiri, apabila AXA Mandiri telah mengupayakan pelindungan Data Pribadi.

 

Saya dengan tegas menyatakan bahwa Saya telah menerima kuasa dari ahli waris Saya, pengampu ahli waris Saya dan/atau pihak-pihak yang Data Pribadinya Saya serahkan dan/atau terdapat di dalam dokumen yang Saya serahkan kepada AXA Mandiri,  untuk bertindak dan memberikan persetujuan sehubungan dengan pemrosesan Data Pribadi yang didapatkan berdasarkan formulir dan persetujuan ini berdasarkan tujuan pemrosesan sebagaimana disebutkan di atas.

 

Saya dengan tegas menyatakan memberikan kewenangan kepada ahli waris Saya, kuasa dari ahli waris Saya, dan/atau pengampu ahli waris Saya sebagai pihak yang memiliki kewenangan untuk dapat bertindak dan berlaku sebagai pihak penerima manfaat yang didapatkan berdasarkan formulir dan persetujuan ini.

 

Dengan ini Saya menyatakan bahwa Saya telah membaca, memahami dan menyetujui Kebijakan Privasi AXA Mandiri yang dapat diperbarui dari waktu ke waktu dan bersedia untuk menanggung semua dampak yang timbul sehubungan dengan diabaikannya pengkinian Kebijakan Privasi AXA Mandiri.

 

PERSONAL DATA PROCESSING CONSENT FORM FOR EMPLOYEES

By signing this form, I ("Employee") expressly give consent to PT AXA Mandiri Financial Services (hereinafter referred to as "AXA Mandiri") to process My personal data, both general and specific, when I am a prospective Employee or as long as I am an Employee of AXA Mandiri, as follows ("Personal Data"):

(a)   Personal profile identification data, including:

-  Full name, gender, nationality, place and date of birth, religion, photo, and biometric data, Employee number; and

-  For Indonesian citizens: National Identification Number on Identity Card (ID Card) and/or Tax Identification Number; or

-  For foreign citizens: Tax Identification Number (TIN), passport number, and Permanent Stay Permit Card (KITAP)/ Limited Stay Permit Card (KITAS) number;

(b)   Correspondence data (i.e., address as per ID Card, domicile address, e-mail address, phone/mobile number, and emergency contact consisting of name, relationship with Me, address, phone/mobile number, and e-mail);

(c)    Education and work experience data (i.e., education level, major, graduation grades, name of company/institution where employed, work address, division, work/business starting year, type of job, business field, position, employment status, and personal data of previous reference, such as name, position, phone number, and e-mail);

(d)   Family data (i.e., marital status, spouse data, child data, parent data, and/or immediate family data);

(e)   Financial data (i.e., source of income, monthly/annual income amount, monthly/annual expenditure amount, debt/receivable amount, transaction data, and tax data as well as data from other financial services I received from bank and non-bank financial institutions (including insurance, fintech));

(f)     Digital activity data (i.e., geolocation, IP address, and/or digital activity data on social media);

(g)   Health information data (i.e., health tests); and/or

(h)   Data required to comply with laws and regulations and other related institution requirements.

 

Personal Data will be processed in accordance with the provisions of Law Number 27 of 2022 on Personal Data Protection and its amendments ("PDP Law") and other applicable laws and regulations, AXA Mandiri's Privacy Policy, and other internal company regulations, for the following purposes:

 

(a)   Employee recruitment process, employment relationship process, and termination process;

(b)   Human resource management ("HRM") such as development, promotion, transfer, placement, and/or other career-related matters for Employee and assessment results related to the selection process for prospective Employee;

(c)    Administration related to Employee benefits and remuneration, including pension funds, taxation, and payroll;

(d)   Administration related to fulfilling Employee needs, improvement of Employee welfare and security, providing Employee benefits, career development upon Employee’s request;

(e)   Compliance related to fulfillment in the employment sector;

(f)     Registration and renewal for health service providers appointed by AXA Mandiri and the national social security system (including: Employment Social Security Administration Agency ("BPJS"), Health BPJS, and other government programs);

(g)   Compliance in supervision and/or reporting functions to the Financial Services Authority (OJK), and reporting for other regulatory purposes;

(h)   Providing references to prospective employers regarding My employment;

(i)     Intra-group communication, such as Mandiri Group, AXA Group, and/or third parties affiliated with AXA Mandiri;

(j)     Monitoring compliance with internal company regulations including code of ethics and business conduct and conducting investigations related to compliance with company policies or applicable laws and regulations and reporting non-compliance to the company and its agents and service providers;

(k)    Conducting verification procedures for HRM-related purposes or in response to verification procedure requests from government departments or any government authorities or the relevant policymakers in Indonesia or outside Indonesia; and/or

(l)     Other purposes as stipulated in the PDP Law and other laws and regulations.

 

I hereby declare that I have read, understood, and agreed that the consent I provide also includes consent to AXA Mandiri, AXA Mandiri's shareholders, State-Owned Enterprises company and their subsidiaries and affiliates, government institutions, and/or third parties cooperating with AXA Mandiri in business fields such as marketplaces, employee recruitment companies, development institutions, educational or training,  psychological or human resource consultants, payroll services, and health service facilities, to carry out Personal Data processing for the purposes mentioned above.

I hereby declare that I understand the legality of Personal Data processing and I have given consent to AXA Mandiri to serve as a legitimate processing basis for the above purposes, which is explicitly accepted by AXA Mandiri through this form and consent. AXA Mandiri may also process Personal Data in cases of (i) fulfilling contractual obligations where I am a party or to fulfill My request when entering into an agreement; (ii) exercising authority/fulfilling legal obligations based on laws and regulations or requirements from competent authorities; (iii) fulfilling My vital interests as a Personal Data subject; (iv) performing tasks for public interest, public service, or AXA Mandiri's authority as a personal data controller based on laws and regulations; and (v) fulfilling other legitimate interests based on laws and regulations. 

I hereby declare that I understand all My rights as a Personal Data subject under the PDP Law and other applicable laws and regulations, that I have (i) the right to information; (ii) the right to correct Personal Data; (iii) the right to access Personal Data; (iv) the right to terminate processing, delete and/or destroy Personal Data; (v) the right to withdraw consent for Personal Data; (vi) the right to object to automated processing of Personal Data; (vii) the right to delay or limit Personal Data processing; (viii) the right to sue; and (ix) the right to obtain, use, and/or transfer Personal Data to other personal data controllers. I agree to bear all consequences arising from My request to withdraw consent, terminate processing, delete and/or destroy Personal Data.

I understand and expressly declare that by signing this consent form, I and any parties whose Personal Data I submit and/or are included in the documents I submit to AXA Mandiri have given consent and rights to AXA Mandiri to process and/or store such Personal Data from the time I agreed to this form as long as needed by AXA Mandiri for the above processing purposes as long as I am still an employee at AXA Mandiri or in accordance with laws and regulations. I also understand that AXA Mandiri will retain such Personal Data for a maximum of 10 (ten) years after the Personal Data is no longer relevant to the purposes mentioned above and/or after the termination of My employment with AXA Mandiri or until the required period needed to comply with laws and regulations.

The submission of information or Personal Data will be entirely My responsibility, and I expressly declare that AXA Mandiri is not responsible for any losses, whether material or immaterial, caused by negligence and/or carelessness and/or errors and/or omissions and/or intentional acts and/or misuse carried out by Me and/or other parties (provided that such other parties are not third parties appointed by AXA Mandiri and based on My consent), and also in case of failure to protect Personal Data. I hereby clearly declare and agree that in case of such failure, the consent I provide to AXA Mandiri will also serve as a waiver of all My rights to file claims and/or seek compensation in any form against AXA Mandiri, provided that AXA Mandiri has made efforts to protect Personal Data.

I expressly declare that I have received authorization from My heirs, guardians of My heirs, and/or parties whose Personal Data I submit and/or are included in the documents I submit to AXA Mandiri, to act and give consent regarding the Personal Data processing obtained based on this form and consent based on the processing purposes mentioned above.

I expressly declare that I authorize My heirs, authorized representative of My heirs, and/or guardians of My heirs as parties who are authorized to act and serve as beneficiaries based on this form and consent.

I hereby declare that I have read, understood, and agreed to AXA Mandiri's Privacy Policy, which may be updated from time to time, and am willing to bear all consequences arising from neglecting the updates to AXA Mandiri's Privacy Policy.