PT AXA Financial Indonesia Privacy Notice & Consent

PT AXA Financial Indonesia (referred to hereinafter as the “Company”) recognizes its responsibilities in relation to the collection, holding, processing, use and/or transfer of personal data of its employees under the Law No. 11 of 2008 on Electronic Information and  Transaction  as amended by Law No. 9 of 2016 in Amendment of   Law   No.   11   of   2008   on   Electronic Information and Transaction (“Law 11/2008”), Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection ("Law 27/2022”), Regulation of Ministry of Communication and Informatics No.  20 of 2016 on Personal Data Protection in Electronic System (“MoCI Regulation 20/2016”), and our internal.

Personal data collected by the Company is limited to the information requested or provided by the prospective employee (data subject) in the application on the MyMove system. This information is relevant and in accordance with the legitimate purposes mentioned in the application and/or the privacy notice below.

The Company will properly store the personal data provided and take all practical steps to maintain the security of said data, avoiding improper processing, omission, and/or violation of the processing purposes mentioned in this privacy notice.

 

PURPOSE

From time to time, it is necessary for you to provide and/or update us with your personal data for purposes related to employee candidate selection process with us, including:

1.       Human resources (“HR”) management purposes, such as: manpower planning, training, promotions, transfers, secondments and other career related matters; the review, implementation and administration of our staff benefits, and payroll administration;

2.       Our provision of references in relation to your employment to your future employers (“Employee Reference”);

3.       Intra-group communications;

4.       Monitoring compliance with internal rules of the Company, including but not limited to any code of business conduct and ethics, and conducting investigations related to compliance with Company policies or applicable laws, reporting any non-compliance to the Company and its agents and service providers.

Please note that if you are unable to provide your personal data as requested, the Company may be unable to proceed with your selection process or take other actions where the use of your personal data is required.

STORAGE OF PERSONAL DATA

The personal data provided by you will be kept confidential by the Company but subject to the Indonesian prevailing laws and regulations and the consent from the parties that have been agreed based on the electronic documents, the Company may use the personal data for the interest of the Company, as follows:

1.       Made available to authorized persons in our affiliated companies on a need-to-know basis, locally and overseas, and in this regard your consent to the transfer of your data outside of Indonesia;

2.       Supplied to any contractor or third party who provides administrative, consultation, [information] technology or other services related to the processing purposes of the data that mentioned above to the Company and/or our affiliates in Indonesia or overseas and who has a duty of confidentiality to us; such as, external auditors, medical practitioners, trustees or administrators or managers of our provident fund scheme, insurance companies, actuaries and any consultants/agents/vendors/service providers appointed by the Company or any of its affiliates to plan, provide and/or administer employee compensation and benefits;

3.       Disclosed to any government departments or other appropriate governmental or regulatory authorities in Indonesia or overseas such as the Tax Office and Ministry of Manpower (and in this regard you consent to the transfer of your data outside of Indonesia if necessary);

4.       Made available to any actual or proposed purchaser of all or part of the business of the Company and their legal advisors or, in the case of merger, acquisition or other public offering, the purchaser or subscriber for shares in the company and their legal advisors; and

5.       Used, disclosed, or transferred for any purpose directly related to your employment with any affiliates of the Company.

DATA SUBJECT RIGHTS

As a data subject, you have a set of rights over your personal data that are stored and managed, including but not limited to the following rights:

1.       To access your personal data;

2.       To correct or update your personal data;

3.       To request the deletion of your personal data, except when processing is carried out based on legal obligations that must be fulfilled by the data controller.

TRANSFER OF DATA PRIVACY

Transfer of your personal data will only be made for all or part of the purposes specified above in accordance with Company’s procedure to ensure that any third party authorized to access personal data will respect and maintain the confidentiality, integrity and security of your personal data. Access and correction of personal data shall be subject to Law 11/2008, MoCI Regulation 20/2016 and our internal, you have the right to ascertain whether the Company holds your personal data, to obtain a copy of the data, and to correct any data that is inaccurate. You may also request the Company to inform you of the type of personal data held by the Company.

We will retain your personal data for a maximum period of 10 (ten) years since employee no longer works for the company if your personal data that we store is no longer in accordance with the purposes related to your work with us as stated above.

Any destruction of personal data must comply with the provisions of the applicable laws and regulations.

Pemberitahuan & Persetujuan Privasi PT AXA Financial Indonesia

PT AXA Financial Indonesia (disebut sebagai “Perusahaan” setelah ini) mengakui tanggung  jawabnya terkait dengan pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan, penggunaan dan/atau pengalihan data pribadi  karyawannya     berdasarkan Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi      dan      Transaksi      Elektronik sebagaimana   telah   diubah   oleh   Undang- Undang No. 9 Tahun 2016 tentang Perubahan atas  Undang-Undang  No.  11  Tahun  2008 tentang  Informasi  dan  Transaksi  Elektronik (“UU    11/2008”), Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 Tentang Pelindungan Data Pribadi (”UU 27/2022”), Peraturan    Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor 20 Tahun 2016   tentang   Perlindungan   Data   Pribadi Dalam Sistem Elektronik (“Permenkominfo 20/2016”), dan internal kami.

Data pribadi yang dikumpulkan oleh Perusahaan adalah data pribadi yang dimintakan atau disebutkan oleh calon karyawan (data subject) dalam aplikasi yang ada di sistem MyMove dan dibatasi pada informasi yang relevan dan sesuai dengan tujuan  yang sah yang juga disebutkan pada aplikasi dan/atau privacy notice dibawah ini.

Data pribadi yang diberikan akan disimpan oleh Perusahaan dengan baik dan Perusahaan akan mengambil semua langkah praktis untuk   memastikan   keamanan   data pribadi    tetap terjaga untuk menghindari proses yang tidak sesuai, kelalaian dan/atau pelangaran atas tujuan pemrosesan yang disebutkan dalam privacy notice ini.

 

TUJUAN

Dari waktu ke waktu, Anda perlu memberikan dan/atau memperbaharui data pribadi Anda kepada kami untuk tujuan yang terkait dengan proses seleksi calon karyawan dengan kami, termasuk:

1.       Tujuan manajemen sumber daya manusia ("SDM"), seperti: perencanaan tenaga kerja, pelatihan, promosi, transfer, penempatan, dan hal-hal terkait karir lainnya; peninjauan, pelaksanaan dan administrasi tunjangan staf kami, dan administrasi pengupahan;

2.       Memberikan referensi kepada calon pemberi kerja sehubungan dengan pekerjaan anda (“Referensi Karyawan”);

3.       Komunikasi intra-grup;

4.       Memantau kepatuhan terhadap peraturan internal Perusahaan, termasuk namun tidak terbatas pada kode etik dan perilaku bisnis apa pun, dan melakukan penyelidikan terkait kepatuhan terhadap kebijakan Perusahaan atau perundang-undangan yang berlaku, melaporkan ketidakpatuhan apa pun kepada Perusahaan dan agen serta penyedia layanannya.

Mohon dicatat bahwa jika Anda tidak dapat memberikan data pribadi Anda seperti yang diminta, Perusahaan mungkin tidak dapat melanjutkan proses seleksi Anda maupun melakukan tindakan lain di mana penggunaan data pribadi Anda diperlukan.

 

PENYIMPANAN DATA PRIBADI

Data pribadi yang diberikan oleh Anda akan dijaga kerahasiaannya oleh Perusahaan tetapi tunduk pada peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia dan kesepakatan para pihak yang telah disetujui berdasarkan dokumen elektronik, Perusahaan dapat mengunakan data pribadi tersebut untuk kepentingan Perusahaan sebagai berikut:

1.       Disediakan untuk orang yang berwenang di perusahaan afiliasi kami berdasarkan kebutuhan untuk mengetahui, di dalam dan luar negeri, dan dalam hal ini Anda menyetujui pemindahan data Anda ke luar Indonesia;

2.       Diberikan kepada kontraktor, atau pihak ketiga yang menyediakan administrasi, konsultasi, teknologi [informasi] atau layanan lainnya terkait dengan tujuan memprosesan yang disebutkan diatas kepada Perusahaan dan/atau afiliasi kami di Indonesia atau di luar negeri dan yang memiliki kewajiban kerahasiaan kepada kami, seperti auditor eksternal, praktisi medis, wali amanat atau administrator atau manajer skema dana simpanan kami, perusahaan asuransi, aktuaris, dan konsultan/agen/vendor/penyedia layanan yang ditunjuk oleh Perusahaan atau afiliasinya untuk merencanakan, memberikan, dan/atau mengelola kompensasi dan tunjangan karyawan;

3.       Diungkapkan kepada departemen pemerintahan atau otoritas pemerintah atau pengatur lain yang sesuai di Indonesia atau di luar negeri seperti Kantor Pajak dan Kementerian Ketenagakerjaan (dan dalam hal ini Anda menyetujui pemindahan data Anda ke luar Indonesia jika perlu);

4.       Disediakan untuk setiap pembeli aktual atau yang diusulkan dari semua atau sebagian bisnis Perusahaan dan penasihat hukum mereka atau, dalam hal merger, akuisisi atau penawaran umum lainnya, pembeli atau pelanggan untuk saham di perusahaan dan penasihat hukum mereka; dan

5.       Digunakan, diungkapkan, atau dipindahkan untuk tujuan apa pun yang terkait langsung dengan pekerjaan Anda dengan afiliasi Perusahaan mana pun.

HAK SUBJEK DATA

Anda sebagai subjek data memiliki serangkaian hak atas data pribadi Anda yang disimpan dan kelola, termasuk namun tidak terbatas pada hak-hak berikut:

1.       Mengakses data pribadi Anda;

2.       Memperbaiki data pribadi Anda;

3.       Meminta penghapusan data pribadi Anda, kecuali jika pemrosesan dilakukan berdasarkan kewajiban hukum yang harus dipatuhi oleh pengendali data.

 

PEMINDAHAN DATA PRIBADI

Pemindahan data pribadi Anda hanya akan dilakukan untuk seluruh atau sebagian tujuan yang ditentukan di atas sesuai dengan prosedur Perusahaan untuk memastikan setiap pihak ketiga yang diberikan wewenang untuk mengakses data pribadi, akan menghormati dan menjaga kerahasiaan, integritas, dan keamanan data pribadi Anda. Akses dan koreksi data pribadi harus tunduk pada UU 11/2008, Permenkominfo 20/2016, dan internal kami, Anda berhak untuk memastikan apakah Perusahaan menyimpan data pribadi Anda, untuk mendapatkan salinan data, dan untuk memperbaiki data apa pun yang tidak akurat. Anda juga dapat meminta Perusahaan untuk memberi tahu Anda tentang jenis data pribadi yang disimpan oleh Perusahaan.

Kami akan menyimpan data pribadi Anda paling lama dalam jangka waktu (10 (sepuluh) tahun sejak karyawan tidak lagi bekerja di perusahaan dan apabila data pribadi Anda yang kami simpan sudah tidak sesuai dengan tujuan yang terkait dengan pekerjaan Anda dengan kami sebagaimana disebutkan di atas.

Setiap pemusnahan data pribadi, harus tunduk pada ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.